هرگاه نوشته ای فاقد یکی از آن سه شرط باشد آن نوشته درصورتی که دارای مهر یا امضاء طرف باشد عادی محسوب می شود.
تنظیم سند رسمی دارای تشریفاتی است بشرح ذیل :
۱-۳ تشریفاتی که عدم رعایت آن سند را از رسمیت می اندازد مانند ضرورت امضاء سند توسط مأمور رسمی یا عدم الحاق تراشیدن و خراشیدن مفاد آن که همگی مستند به قوانین موضوعه بوده و عدم رعایت هر یک از آنها سند را از اعتبار مقرر قانونی خارج می سازد.
۲-۳ تشریفاتی که عدم رعایت آن موجب عدم اعتبار رسمی سند نمی باشد. این تشریفات جزء ارکان اساسی سند نبوده و عدم رعایت آن ممکن است تخلف اداری محسوب گردد، یا حتی در برخی موارد اصلاح و انطباق سند با قانون قابل تدارک است مانند تمبر سند که عدم الصاق آن موجب عدم اعتبار سند نبوده و الصاق بعدی آن ممکن و میسور است .
در مقابل اسناد عادی که درعموماً به هنگام معاملات عادی اشخاص تنظیم می گردند از این اصل (اصل صحت) بهره مند نبوده و به محض انکار یا تردید طرف دعوی ، بار اثبات صحت و ارائه دلایل در این خصوص بر عهده ارائه کننده سند بوده و عدم توان اثبات آنرا از عداد دلایل وی خارج می کند بدین وصف در حقیقت سند عادی را نمی توان همسنگ سند رسمی از دلایل اثبات دعوی دانسته بلکه این دلایل به مشابه سایر دلایل از قبیل قسم و… ، محتاج به بررسی ، تأیید و اقناع وجدانی قاضی دارند در حالیکه سند رسمی به محض ارائه قابل انکار و…نبود. و از ادلۀ اثباتی قوی به شمار آمده و دادرس نیز نمی تواند از اعتبار دادن به آن در شرایط عادی خودداری نماید.
لازم به ذکر است علیرغم اظهار صریح قانونگذار با اینکه در مقابل سند رسمی تنها ادعاء جعل قابل پذیرش است ادعاء اشتباه مأمور در تنظیم اسناد رسمی چه بر اساس اشتباه خود چه بر اساس اعلامات اشتباه افراد پذیرفته شده و نمی توان تصور نمود مأمور دولت مرتکب اشتباه نخواهد گردید و این فرض کاملاً مغایر با منطق بوده و رویۀ معمول در دادرسی نیز مؤید پذیرش این ادعاء می باشد البته قانونگذار رفع این اشتباهات را عموماً درصلاحیت هیات های ثبتی قرار داده و بدلیل سادگی و سهولت تشخیص و رفع آن ارجاع امر به محاکم عمومی احتراز می نماید. از این مورد که بگذریم تنها دعاوی قابل پذیرش جهت تخدیش اعتبار اسناد رسمی و عادی به جزء شهادت شهود که به موجب نظریه شورای نگهبان پذیرفته گردیده ادعاء جعل معنوی و مادی در اسناد است و به علت مغایرت عمل با نظم عمومی در تمامی سیستم های حقوقی این عمل (جعل) جرم انگاری شده موجب اعتبار سند مجازات هایی برای این عمل در نظر گرفته می شود. ورود به بحث مستلزم شناخت این عمل و تعیین حدود و نفوذ آنهاست.

آیا چک و سفته سند عادی به شمار می آیند یا رسمی و اصولاً نوشتن اسناد در سربرگ یا به صورت تایپی تأثیری در رسمی بودن آنها دارد ؟
چک و سفته از جمله اسناد عادی اند زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصی صورت می گیرد که مأمور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ های آرم دار مانند آنچه که توسط بنگاه ها، آژانس های املاک یا فروش اتومبیل صورت می گیرد موجب رسمی شدن یک سند نمی شود. البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانون تنظیم شوند دارای مزایایی اند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند. برای مثال دارنده چک می تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی کند و یک سند عادی به شمار می آید.
ب - اسناد عادی
قانون مدنی ایران از سند عادی تعریفی به عمل نیاورده است و به تعریف و بیان شرایط اسناد رسمی پرداخته است. سند عادی هر نوشتۀ معمولی است که به نحوی می تواند بر وقوع امری دلالت کند که با اثبات آن، حقانیت کسی که به آن استناد نموده ثابت می گردد^[۱۱].
بنابراین می‌توان گفت همه اسناد، عادی است مگر اینکه مشمول تعریف ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی باشد اسناد عادی تابع تشریفات خاصی نمی‌باشند مگر آنکه در موارد محدود و معینی قانون صورت خاصی برای آن مقرر داشته باشند مانند وصیت نامه خود نوشت که به دستور ماده ۱۲۸۷ قانون امور حسبی در صورتی معتبر است که تمام به خط موصی نوشته شده و دارای تاریخ ، روز ، ماه و سال به خط موصی بوده و به امضاء او رسیده باشد.
قانون مدنی اسناد عادی را به دو دسته تقسیم نمود :
اسناد تجاری
نامه های خصوصی
در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می کنند:
شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده صدور آن را از جانب تأیید کند.
در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلاً به امضاء و مهر رسیده است
ج – مزایای سند رسمی
سند رسمی نسبت به سند عادی مزایایی دارد :
سند رسمی نسبت به سند عادی قدرت اجرایی بیشتری دارد
تاریخ اسناد رسمی علاوه بر اصحاب دعوی نسبت به اشخاص ثالث نیز معتبر است در صورتی که تاریخ سند عادی نسبت به اشخاص ثالث مؤثر نیست
نسبت به اسناد رسمی نمی توان ادعای انکار و تردید کرد و فقط ادعای جعل پذیرفته خواهد شد در صورتی که سند عادی هم در معرض ادعای جعل و هم انکار و تردید خواهد بود
عدم شمول مرور زمان در اسناد رسمی نسبت به سند عادی
گفتار چهارم - اسناد هویتی
بند اول - هویت و تعریف آن
یکی از عناصر مهم در تعریف و درک هویت در مباحث اجتماعی ، دیگران هستند ، یعنی متمایز ساختن فرد از دیگر افراد ، یک ملت از دیگر ملل ، یک فرهنگ از دیگر فرهنگ ها و به عبارت دیگر ، هویت عاملی است که وسیله شناسایی فرد و تمیز او از دیگران است^[۱۲].
الف ) تعریف لغوی هویت : هویت کلمه ای است عربی که در زبان فارسی به جای واژه انگلیسی ( Identity ) بکار می‌رود . عبارت هویت ، معانی از قبیل ذات باری تعالی یا آنچه موجب شناسایی می‌شود را به ذهن متبادر می نماید .
در لغت نامه دهخدا ، هویت عبارت از تشخیص که همین معنی میان حکیمان و متکلّمان مشهور است، بیان گردیده است^[۱۳].
در فرهنگ بزرگ سخن ، هویت مساوی با آنچه شخصی با آن شناخته می شود مانند نام، نام خانوادگی، نام پدر و دیگر ویژگی های مندرج در شناسنامه و گذرنامه^[۱۴].
در فرهنگ عمید به حقیقت شیء یا شخص که مشتمل بر صفات جوهری او باشد ، شخصیت ذات هستی و وجود ، منسوب به هو ، ( ورقه هویت ، شناسنامه ) تعبیر شده است^[۱۵].
ب ) تعریف اصطلاحی هویت : در اصطلاح عمومی‌ آنچه موجب شناسایی شخص، ایل، قوم یا ملتی شود هویت می‌نامند .به عبارتت دیگر چیزی که وسیله شناسایی فرد باشد یعنی مجموعه فضایل فردی و خصوصیات رفتاری که از روی آن فرد به عنوان عضو یک گروه اجتماعی شناخته می‌شود.
ج ) تعریف حقوقی هویت : از ماده ۹۹۶ قانون مدنی می‌توان تعریف هویت را به شرح ذیل استنتاج نمود :
هویت عبارت از این است که اشاره کردن به او مبین هویت است که با نام و نام خانوادگی، نام پدر، نام مادر و محل تولد آن را مشخص می‌کنند که سند سجلی و شناسنامه را از جهت اشتمال بر موارد مذکور ورقه هویت می‌گویند^[۱۶].
گفتار پنجم - اسناد سجلی
بند اول - تعریف اسناد سجلی
در ابتداء تصویب نامه بقیۀ نظام نامۀ ادارۀ کل احصائیه و سجل احوال مورخ ۱۲/۶/۱۳۱۴ سند سجلی را مضمون ثبت یک واقعه در دفاتر رسمی ثبت احوال می دانست. پس از آن ماده ۱ قانون راجع به متخلفین از اجرای تکالیف مقرره در قانون ثبت احوال مصوب ۲/۱۲/۱۳۱۵ با اندکی تغییر مقرر می دارد : (سند ثبت احوال عبارت از مضمون ثبت یک واقعه در جداول مخصوص ثبت وقایع و در دفاتر و اوراق مربوطه است). لیکن در قوانین جاری تعریفی از اسناد سجلی و اسناد ثبت احوال ارائه نشده است و بر اساس ماده ۱ آیین نامه ثبت احوال مصوب ۱۳۱۹ (سند سجلی عبارت از سندی است که مطابق مقررات قانون ثبت احوال به ثبت رسیده و مندرجات آن رسمی و معتبر است) با اینکه آیین نامه مذکور امروزه قدرت اجرائی ندارد اما تعریف سند سجلی آنگونکه که در ماده ۱ آیین نامه آمده کماکان معتبر است.
اسناد مربوط به احوال شخصیه که برابر مقررات قانون مدنی و ثبت احوال به وسیله مأمورین رسمی تنظیم می شود، را اسناد سجلی یا اسناد ثبت احول گویند مهمترین وقایع و احوال شخصیه که بر طبق قانون باید به ثبت برسند و سند رسمی برای آنها تنظیم گردد عبارتند از ولادت ، ازدواج ، طلاق ، فوت (وقایع اربعه) و نام خانوادگی در دفاتر و اوراق و اسناد مربوط است^[۱۷].
به نظر می رسد که باید بین اسناد ثبت احوال با اسناد سجلی قائل به تفکیک شد زیرا اسناد ثبت احوال مفهومی عام تر از اسناد سجلی دارد اسناد سجلی دفاتری است که در جداول آن صرفاً وقایع چهارگانه (ولادت و فوت و ازدواج و طلاق و بذل مدت) در ادارات ثبت احوال درج می شود که شامل دفتر ثبت کل وقایع و دفتر ثبت وفات است اما اسناد ثبت احوال سندی است که مطابق مقررات قانون ثبت احوال به ثبت رسیده باشد و مندرجات آن رسمی و معتبر است که ممکن است علاوه بر وقایع مذکور، اسنادی را که از تعویض شناسنامه یا تغییر نام خانوادگی و یا جمع آوری و تهیه آمار انسانی، کارت شناسایی ملی و غیره ایجاد می شود، در بر بگیرد. مسلم است که شناسنامه از اسناد رسمی بوده و منعکس کننده اطلاعات اسناد سجلی است نه اسناد ثبت احوال. بنابراین بین اسناد سجلی و اسناد ثبت احوال منطقاً رابطه عموم و خصوص مطلق جاری است چون هر سند سجلی ، از اسناد ثبت احوال محسوب شده اما برخی از اسناد ثبت احوال ممکن است از اسناد سجلی بوده و برخی هم نباشند.
بند دوم - وجوه افتراق اسناد سجلی با اسناد هویتی
همانطور که در تعریف اسناد سجلی ذکر شد اسناد سجلی عبارت از اسنادی است که مطابق مقررات ثبت احوال به ثبت رسیده و مندرجات آن رسمی ‌و معتبر است و علاوه بر شناسنامه شامل دفاتر گوناگون ثبت احوال نیز است که احوال افراد در این دفاتر درج شده و در ادارۀ ثبت احوال نگهداری می‌شود . دفاتری مانند : ثبت کل وقایع – ثبت وفات – نام و نام خانوادگی – گواهی ولادت – اعلامیه ازدواج – اعلامیه طلاق را شامل می‌شود . ( وقایع چهارگانه )
اما در مقابل، اسناد هویتی اسنادی هستند که برای شناسایی فرد در جامعه مورد استفاده قرار می‌گیرند اسنادی که در مجموعه اسناد هویتی بوده و علاوه بر کارکردهای ویژه ، به عنوان مدرک شناسایی نیز مورد استفاده هستند می‌توان به اسناد زیر توجه داشت :
گذرنامه
گواهینامه رانندگی
پایان خدمت وظیفه عمومی‌
مدارک شناسایی صنفی
لذا می‌توان گفت اسناد سجلی مدارکی می‌باشند که برای تعیین هویت افراد در جامعه بکار می‌روند اسناد سجلی هم در گروه اسناد هویتی است و برای شناسایی افراد در جامعه مورد استفاده می‌باشد و هم احوال شخصیه هر فرد آن گونه که در دفاتر سجل احوال ثبت می‌باشد بر آن نوشته خواهد شد از آنجا که اسناد سجلی مبین نام، نام خانوادگی و … افراد و در نهایت سبب تشخیص فرد از دیگران می‌شوند می‌توان نتیجه گرفت که اسناد سجلی در ردیف مهم ترین اسناد هویتی است و به عنوان مبنایی برای صدور سایر اسناد هویتی نیز محسوب می‌گردد.