۲-۱-۴ مفاهیم تصمیم گیری:

برای توصیف رفتار شرکت ها در اخذ تصمیم، معمولاًچهار مفهوم اصلی تصمیم گیری ارائه داده می شود که این چهار مفهوم برای ایجاد نظم در فرایند تصمیم گیری لازم بوده و عبارتند از:

– شبه حل تعارضات

– اجتناب از عدم اطمینان

– جستجوی حل مسأله

– یادگیری سازمانی

تعارضات موجود بین بخش ها و ‌گروه‌های سازمانی در فرایند تصمیم گیری امری بدیهی است که بر اساس شبه حل تعارضات و به روش های خاص مانند برنامه ریزی بودجه به صورت رضایت طرفین برطرف می‌گردد. این روند در فرایند تصمیم گیری ادامه می‌یابد.

به منظور کاهش مخاطره، افق زمانی تصمیم گیری کاهش می‌یابد یا در تصمیمات بلند مدت، منابع محیطی تحت کنترل قرار می‌گیرد تا احتمال بروز حوادث پیش‌بینی نشده به حداقل برسد و ‌به این ترتیب اجتناب از عدم اطمینان صورت می‌گیرد.

مفهوم جستجوی حل مسأله یعنی تحقق پیرامون راه کارهای مختلف برای حل مسأله و گزینش بهترین راه کارها در فرایند تصمیم گیری به طور منظم ادامه می‌یابد.

مفهوم یادگیری سازمانی بیانگر این است که سازمان ها در طول زمان یاد می گیرند که چگونه خود را با تغییرات محیطی تطبیق دهند.

در تمامی موارد فوق نظام اطلاعاتی می‌تواند با ارائه اطلاعات مورد نیاز و اندازه گیری تغییرات و کنترل واکنش سازمان در مقابل این تغییرات به تصمیم گیرنده در کاهش تعارضات، کاهش عدم اطمینان محیطی، افزایش آگاهی پیرامون مسأله و ارائه پاسخ های مناسب کمک نماید (سعادت، ۱۳۷۲).

۲-۱-۵ ویژگی های یک تصمیم خوب:

انعطاف پذیری: از زمانی که یک تصمیم اتخاذ می شود تا وقتی که به مرحله عمل گذارده می شود، متغیرهای گوناگونی جلوه نمایی می‌کنند که هر کدام می‌توانند اجرای تصمیم را به مخاطره افکنده یا تسریع نماید؛ به هر حال چون شرایطی که حاکم بر موقعیت اجرای تصمیم می‌باشد متغیر است و هر آن می‌تواند تحت تأثیر عوامل مختلف قرار گیرد، لذا در اتخاذ تصمیم باید عنصر انعطاف پذیری و وفق با شرایط اضطراری و تغییرات احتمالی نیز لحاظ بشوند.

قابل درک بودن: یکی از شرایط مهم و ضروری برای انجام هر کاری درک دقیق جوانب و ویژگی های آن است. تا زمانی که درک صحیح نباشد انتظار عمل صحیح نیز نمی رود. اگر مدیری در سازمان تصمیمی اخذ کند باید با لحاظ نمودن سطح سواد و گیرایی زیردستان، تصمیم خود را به شکلی مطرح نماید که زیردستان دقیقاً منظور تصمیم گیرنده را بفهمند، بدون درک و فهم صحیح مطلب، امکان اجرای دقیق و صحیح برنامه مورد نظر ممکن نخواهد بود.

قابلیت برقراری هماهنگی: امـروزه هماهنـگی یکی از کارکردهای اساسـی مدیریـت بوده و از جمله مـواردی اسـت که خلاء آن می‌تواند در جهت رسیدن به اهداف سازمان خلل ایجاد نماید و این هماهنگی زمانی به وجود خواهد آمد که تصمیم های مدیر واقع بینانه و اصولی باشند، هماهنگی بین واحدهای مختلف یک سازمان امری ضروری و حیاتی به نظر می‌رسد و این مهم باید از طریق تصمیم های مدیر جامه عمل بپوشد. برای رفع ناهماهنگی لازم است مدیر در برنامه ریزی اولیه این نکته را مشخص سازد که فعالیت قسمت های مختلف باید در محدوده تصمیمات مدیر صورت پذیرد تا هماهنگی لازم در سطح کل سازمان به وجود آید.

اخلاقی بدون: یکی از مواردی که در هر برنامه ریزی و تصمیم گیری لازم الاجرا است توجه به چتر فلسفی حاکم بر ارزش های موجود در جامعه است. در سراسر مراحل برنامه ریزی از هدف گرفته تا ارزشیابی، همه و همه متأثر از این عمل مسأله هستند که یک پوشش عمومی می‌باشد و به همین قاعده تصمیم گیری نیز از این امر مستثنی نیست و مدیر می بایست در اتخاذ تصمیمات خویش، اعتقادات، اخلاقیات، عرف جامعه، ارزش ها و هنجارهای موجود را در نظر گرفته و آنگاه تصمیم بگیرد؛ زیرا عدم توجه دقیق ‌به این مسأله و مسائل مربوطه دیگر، مشکلات عدیده ای را برای سازمان به وجود خواهد آورد.

دور اندیشی: در هر تصمیمی تجزیه و تحلیل اطلاعات و آینده نگری نقش مهمی را ایفا نموده و مسائل احتمالی را پیش‌بینی می‌کند. امیر المومنین علی (ع) می فرماید: « اساس دور اندیشی، تصمیم گیری و نتیجه اش پیروزی است » (فخیمی آذر، ۱۳۸۵).

۲-۱-۶ عوامل مؤثر در تصمیم گیری مدیران:

بسیاری از عوامل هستند که در تصمیم گیری مدیران موثرند؛ بعضی از آن ها در سطوح بالا تأثیر گذارتر می‌باشند تا در سطوح پایین؛ و بالعکس.

در نمودار شماره ۲-۲ بعضی از این عوامل مهم نشان داده شده اند.

۲-۱-۷ تصمیم های عادی پیش پا افتاده:

بیشتر مدیران برای انجام دادن وظایف خود، تصمیم های متعارف زیادی می گیرند. این تصمیم ها ‌بر اساس خط مشی ها، قوانین سازمانی و همچنین عادت ها و برتری های شخصی مدیر گرفته می‌شوند. البته مسلّم است که مدیران نباید وقت خود را به همان میزان که برای تصمیم گیری های نامتعارف، یا زیاد جدی و مورد نیاز صرف می‌کنند، صرف تصمیم گیری های پیش پا افتاده نیز بکنند؛ مدیران در تصمیم گیری نیز باید مثل سایر جنبه‌های کار، از خود انعطاف نشان بدهند. اگر مدیری فقط به کتاب قانون بچسبد و قضاوت های شخصی را در مسیر بهبود مسائل مبتلابه به کار بگیرد، از حد یک کارمند ساده بیش نخواهد بود.

نمودار (۲-۲): عوامل مؤثر در تصمیم گیری، منبع: حاضر، منوچهر، ۱۳۷۴، تصمیم گیری در مدیریت، تهران، نشر نی

۲-۱-۸ تصمیم های غیر عادی:

اگرچه تصمیم گیری های متعارف ممکن است قسمت زیادی از وقت یک مدیر را بگیرند، ولی آنچه که باعث شکست یا موفقیت مدیران می شود، ناشی از تصمیم گیری های نامتعارف آن ها‌ است، تصمیم هایی که در رابطه با مشکل ها یا وضعیت های غیر معمول گرفته می‌شوند. گسترش یا محدود نشدن فعالیت ها در بازارهای خارجی، ساختن ماشین های تولیدی، یا خرید یک سیستم کامپیوتری پیشرفته، تماماً جزء وضعیت‌های تصمیم گیری از نوع نامتعارف اند. این گونه تصمیم ها را مدیران در سطوح مختلف می گیرند؛ تصمیم هایی که یک سرپرست در سطح پایه ممـکن است بگیرد، می‌تواند از اخراج یک کارمند تا تغییر در چگونگی قرار گرفتن وسایل و تجهیزات کاری و تغییر در فرایند انجام گرفتن کار در قسمت وی باشد. ولی تصمیم نامتعارف، که به شکست یا موفقیت یک سازمان منجر می شود، می باید به توسط مدیران سطوح بالاتر، نظیر مدیر عامل، رئیس و مالکان آن گرفته شود.

در نمودار شماره۲-۳، سطوح سه گانه مدیریت و میزان تصمیمات پیش پا افتاده در مقابل تصمیم های مهم، نشان داده شده اند، هرچه یک مدیر به سطوح بالاتر برود، میزان تصمیم گیری های نامتعارف وی افزایش پیدا می‌کند. این گونه تصمیم گیری ها به اعمال خلاقیت و قضاوت خوب از جانب مدیران نیاز دارند.

نمودار (۲-۳): سطوح مدیریت و میزان نسبی تصمیم های عادی و غیر عادی

منبع: حاضر، منوچهر، ۱۳۷۴، تصمیم گیری در مدیریت، تهران، نشر نی

مدت زمان موجود: مدت زمانی که برای تصمیم گیری اختصاص داده می شود، غالباً یک عامل مهم به شمار می‌آید. مدیران عمدتاًً ترجیح می‌دهند که قبل از تصمیم گیری، به اندازه کافی برای تجزیه و تحلیل تمام راه های انجام دادن کار « گزینه ها » وقت داشته باشند؛ ولی کمتر مدیری از این امکان بهره می‌گیرد. بیشتر تصمیم ها می باید در وضعیت غیر عادی گرفته شود که از نظر زمانی محدود باشند.